仕事の中では、会議が必ず行われていると思います。仕事が始まるとき、仕事の途中、仕事が終わるときなど、仕事のプロセスの中で、さまざまな会議が開かれていることでしょう。
会議に参加するためには、いっとき実務から離れなければなりません。実務のほうは痛手かもしれないのに、それでも会議に参加するのは、会議がそれだけ重要であり、意義があるからだと思います。
組織活動のためには、少なくとも三つの要素が揃わなければならないと言われます。
メンバーが理念を共有する。
メンバーがそれぞれ役割を担い積極的に果たす。
メンバー間に組織活動上のコミュニケーションが成立する。
これらの条件を揃え、組織を維持し、発展させるために会議は重要なはたらきをします。
会議を進める中で、理念が語られ、理念の解釈がなされ、理念の確認が行われます。メンバーは会議のなかで、理念をより深く理解し、共有することが可能となります。
会議を進める中で、メンバーは、組織における自分の位置づけを理解し役割を理解します。自分の担う役割が組織活動のなかでどのような意義を持っているか、自分の活動が組織に如何なる影響を与えているかを知ることができます。
会議は、なによりもコミュニケーションの場です。情報を交換し、意見を交換し、気持ちを分かり合い、意思決定の内容や理由を理解します。こうして重要な内容を共有することができます。
会議を通して組織活動に必要な条件が充実し、実務に戻ってからもメンバーのモチベーションが高く保たれるようであれば、会議は大成功と言ってよいと思います。
